La empresa funciona como el cuerpo humano, donde los diferentes organismos representan las áreas que la integran, si una o varias de estas fallan, habrá complicaciones en el correcto funcionamiento de la misma, generando un malestar general, en este contexto la auditoria es el examen médico que se realiza para dar un diagnóstico certero del estado real, en donde se detecta que origina el mal funcionamiento y de qué forma se puede mejorar para llegar al estado deseado.
A partir de lo señalado la auditoria administrativa permite detectar aquellas áreas cuyas fallas o debilidades exigen mayor atención por parte de la dirección, requiriendo un cuidado constante en el desarrollo de la actividad.
Es una acción indispensable porque permite también PREVENIR, situaciones críticas que generen costos adicionales e inefectividad los cuales pueden llegar hasta el extremo de poner en riesgo la continuidad del negocio.
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¿Qué es auditoría administrativa?
La auditoría administrativa se entiende como la evaluación cuantificada de la eficiencia con la que una empresa desarrolla sus actividades y operaciones en las distintas etapas del proceso administrativo (Planeación, organización, dirección y control), indicando el grado de efectividad con la que se desempeña cada unidad administrativa que la integra.
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¿Qué objetivo tiene una auditoría administrativa?
- Determinar cuáles son las deficiencias o debilidades que ocurren en las distintas áreas de una empresa.
- Proveer las acciones de optimización de los recursos con los que cuenta la empresa.
- Estimar si el servicio y/o producto que se ofrece satisface las expectativas de los clientes.
- Precisar cuáles son los métodos de gestión deficientes en las áreas auditadas.
- Reconocer los aciertos de la administración y de qué forma estos se aproximan a los objetivos planteados.
¿Qué importancia tiene la auditoría administrativa?
- La auditoría administrativa ayudara a tener una excelente calidad en los procesos que se manejen en la empresa.
- Permite detectar las deficiencias y/o las áreas de oportunidad, impulsando la evolución constante de la empresa.
- El resultado que brinda la auditoria servirá de base para tomar decisiones acertadas.
- La auditoría hace responsable al equipo de trabajo, en organizar mejor sus procesos y controles internos.
- Genera efectividad operativa y mejora la práctica en la ejecución de las operaciones.
¿Cuál es el alcance de una auditoría administrativa?
La auditoría administrativa abarca diversos aspectos tales como: el desarrollo y uso de las tecnologías, nivel jerárquico, recursos humanos, clima laboral, relación entre áreas, atención al cliente, sistemas de comunicación, entre otros, que al ser analizados y evaluados permiten establecer el estado real de la empresa, es por ello que se debe definir primero el alcance, el cual determina la complejidad y profundidad de la evaluación a desarrollar.
En ese sentido la auditoria puede comprender el estudio de un departamento, área o toda la empresa. Por consiguiente, la auditoria es aplicable a todas las organizaciones con sus diferentes campos de aplicación, es decir ya sea en el sector privado, público o social.
¿Qué metodología se utiliza en una auditoría administrativa?
La metodología empleada va a permitir organizar la información compilada a lo largo del proceso de auditoría, de forma accesible y sencilla para posteriormente presentar los resultados y establecer los pasos a seguir en beneficio de la optimización del funcionamiento de la empresa.
- PLANEACIÓN: Comprende los lineamientos a seguir para realizar la auditoria y los factores principales a evaluar.
- INSTRUMENTACIÓN: Consiste en elegir y aplicar las técnicas más idóneas para recolectar los datos e información necesaria.
- EXÁMEN: Se dividen los componentes administrativos, para conocer la naturaleza, las propiedades y origen de sus comportamientos, examinándolos de manera individual y en conjunto.
- INFORME: Se redacta un documento formal en el cual se consignan los resultados de la auditoria y las recomendaciones pertinentes, para eliminar las causas de las deficiencias y definir las medidas correctivas.
- SEGUIMIENTO: Se verifica que se haya aplicado las recomendaciones y medidas correctivas
Cuando se piensa en auditoria se relaciona con aspectos negativos, sin embargo, su finalidad no solo es detectar aquellas deficiencias sino también los aciertos que tiene la administración de una empresa, por tal motivo , los colaboradores pueden tener cierto temor y resistencia a que se realice este procedimiento, a pesar de ello se debe efectuar una auditoria administrativa por más pequeña que sea la empresa , por lo menos una vez al año, a fin de obtener información actualizada permitiendo conocer las debilidades existentes y todo aquello que no permite crecer o evolucionar a un negocio.