Un manual de procedimientos es un documento que se realiza dentro de las empresas con el fin de plasmar toda la información correspondiente a la forma en la que se realiza una o más operaciones, es decir, que muestra desde el material y herramientas que el operador necesita para realizar el manual hasta las acciones que lleva a cabo y en qué tiempos para llegar al objetivo final de la producción de esa área o departamento.
Estos manuales tienen la particularidad de que son muy explícitos conforme a todo lo que se requiere para la elaboración de la o las actividades, pues la idea es que se pueda consultar ante cualquier duda del operador responsable del procedimiento, por lo cual, es un gran aliado en cuestión de capacitación de personal, además se utiliza como apoyo a la calidad debido a que estandariza los procesos mediante la especificación y unificación de las responsabilidades y actividades de cada puesto, con la ventaja de que además, da las herramientas para sobresalir en la realización de dicha actividad.
Dentro del manual se deben especificar varios puntos, entre ellos, el primero será definir la estructura del manual y lo que deberá llevar:
Como todo documento empresarial será necesario que le plantees un objetivo donde destaques qué propósito tendrá el proceso y como se llevará a cabo.
Además, la justificación del porqué es importante llevar a cabo dicho proceso, el alcance al que llegará el estudio, y las etapas que incluye, quién o quiénes serán los responsables de cada actividad, qué formatos se requieren para el área y si existen políticas bajo las cuales se deba aplicar el procedimiento y cuáles son.
- Portada: Título del procedimiento, logotipo y nombre de la empresa, lugar y fecha de elaboración, unidades responsables de la elaboración y autorización.
- Índice.
- Introducción: Detalla brevemente el procedimiento, áreas de aplicación y el contenido del manual.
- Estudio preliminar: La estrategia global desde lo macro hasta lo micro, aquí se puede especificar un estudio de la organización además de los procesos que se realizan en el área hasta llegar al proceso del cual se hablará en el manual, debe incluirse la magnitud y alcance de las actividades y del proyecto.
- Descripción: Redacción escrita del procedimiento, quién lo elabora, el lugar, las herramientas y materiales que requiere, los tiempos que se demora en realizarlo, los responsables. Esta parte debe ser explicada con detenimiento y debe llevar una secuencia para que, de esta forma al leerlo se comprenda perfectamente que pasos se deben realizar para lograr la actividad.
- Responsables: Las autoridades dentro del proceso.
- Informes: Los que el manual requiera, económicos, financieros, controles estadísticos, entre otros.
- Validación y evaluación: Quien elabora, quien revisa y quién autoriza el manual de procedimientos con el fin de verificar que la información este correctamente especificada y no tenga faltantes ni sobrantes.
Sin duda alguna, la elaboración del manual de procedimientos tiene muchas partes a tomar en cuenta para poder realizarse completo, debido a que de aquí parte toda la información que servirá como base para estandarizar procesos y brindar información a los próximos colaboradores que sean responsables de dicho proceso. Sin embargo hay algunos indispensables como los anteriormente mencionados, que no deben faltar pata que la estructura esté completa.
¿Te gustaría conocer la importancia de los manuales de puestos?
