¿Cuáles son los principales documentos comerciales y de correspondencia que se utilizan en las organizaciones?

Los documentos son medios fehacientes de información, por lo tanto, están presentes en la comunicación entre las diferentes organizaciones existentes. Garantizan la claridad de las actuaciones administrativas, asimismo protegen la memoria colectiva e individual. 

Es por ello que es crucial conocer cuáles son los principales documentos comerciales y de correspondencia, que más se usan en las empresas y/o entidades estatales, sus estructuras y cómo deben ser redactadas para implementarlas en tu negocio. 

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Carta comercial

¿Qué es la carta comercial?

Es un recurso de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o, al contrario. El contenido suele ser oficial, confidencial y/o formal. Existen varios tipos de cartas comerciales, ya que las actividades son muy diversas, sin embargo, las más importantes son: de ofertas, de reclamación, de compraventa, de publicidad y de solicitud de información.

¿Cuál es la estructura de una carta comercial?

En la carta todos los elementos deben iniciar a la izquierda de la página. El destinatario debe ser tratado con cortesía. 

El encabezado:  Abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre, lugar y fecha, membrete, dirección del destinatario y saludo. Por lo general también se indica el asunto de la carta, para una mayor comprensión. 

El cuerpo: Es la parte más crucial de la carta. Se integra de: introducción, núcleo y conclusión.

• Introducción: se indica el motivo para el escrito y se agradece al destinatario.
• Núcleo: se expresa la idea principal de la carta, la cual debe ser redactada con claridad y objetividad.
• Conclusión: Se debe resumir el contenido de la carta y/o estimular.

El cierre: Se compone por la despedida, firma, nombre y cargo. Es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas, Si en caso existirán anexos, se debe indicar el número de estos.

Solicitud

¿Qué es la solicitud?: 

Es un documento que se emplea para pedir un beneficio, derecho, goce o servicio, el cual puede ser considerado como atendible por alguna institución o persona. La solicitud puede ser presentada por una persona impropia a una institución o por un integrante de la misma, dependiendo de la naturaleza del pedido. Debe ser presentada por lo menos con una copia, la cual se debe ser sellada, numerada y firmada por la persona que recepciona su original. La copia es la única constancia de que se presentó la solicitud y esta debe pertenecer en poder de quien lo solicitó para realizar cualquier reclamo si se extiende de la atención o en caso de perderla. 

¿Cuáles son las partes de una solicitud?

• Sumilla: Es el mensaje de la petición y este debe ser muy preciso.
• Destinatario: Es la entidad, grupo de personas o persona a quien va dirigido el documento.
• Presentación del solicitante: Nombres y apellidos completos, nacionalidad, edad, tipo de documento de identidad y dirección del solicitante.
• El texto: Se puede dividir en dos secciones: la parte considerativa y la petición. Debe ser un mensaje argumentativo.
• La despedida: Se realiza una mención de lo expuesto y el saludo de agradecimiento.
• Lugar y fecha.
• Firma.

Oficios

¿Qué es el oficio?

Es un tipo de documento empleado por funcionarios que desempeñan cargos de alta dirección, como: directores, subdirectores jefes de departamentos entre otros. Y es de carácter oficial. 

¿Cuál es la función de un oficio?

Informa disposiciones, realiza consultas, da respuestas, ordenes. Remite documentos entre otros. Sirve también para realizar gestiones, como: colaboración, felicitación, invitación, agradecimiento, transcripción, etc.

 ¿Para qué se emplea un oficio?

Puede ser empleado por entidades particulares, públicas y sociales: colegios, ministerios, clubes, embajadas, cooperativas, etc. 

¿Qué área de circulación tiene un oficio?

• A nivel externo: fuera de la entidad y debe ser repartida a los máximos representantes de las instituciones y a quienes ocupan cargos directivos intermedios.
• A nivel interno: es decir dentro de la entidad y relacionar a los que ocupan cargos directivos.
• Facultad para firmar: Los oficios que son de circulación externa, deben ser firmados solamente para el máximo representante legal de la entidad. Los colaboradores que no desempeñan los cargos directivos no tienen la facultad de firmar oficios. El jefe del departamento respectivo, debe firmar cuando se trate de un oficio de circulación interna.

¿Cuáles son las partes de un oficio? 

• Encabezamiento: contiene le membrete, año calendario, lugar y fecha, código o número correlativo, destinatario, asunto y referencia.
• Cuerpo o texto.
• Firma: constituye cargo y sello.

¿Cuáles son las clases de oficio?

• Oficio directo o simple: el contenido va dirigido a solo una persona.
• Oficio múltiple: va dirigido a distintas personas y la n° de oficio es igual para todos los ejemplares que se otorgaran.
• Oficio de transcripción: mediante este documento se pueden transcribir el contenido de una comunicación de forma original y sin ninguna alteración.

Memorándum

¿Qué es el memorándum?

Es un tipo de documento simplificado de uso en el sector público y privado, es flexible, breve, práctico y directo. Sirve para rememorar una actividad o tema específico, a la persona o institución al cual va dirigido.

¿Cuáles son las partes de un memorándum?:

• Membrete
• Referencia
• Lugar y fecha
• Encabezamiento.
• Asunto
• Cuerpo
• Despedida
• Remitente
• Iniciales

¿Cuáles son las clases de memorándum?

• Memorando simple: se emplea para informar, pedir, remitir o transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la elaboración de tareas, en general para informar asuntos diferentes de trabajo a un solo destinatario.
• Memorandum múltiple: se emplea para dar a conocer cualquier información en simultáneo a varios destinatarios.

 Ahora que ya tienes las pautas para realizar una excelente redacción de los documentos comerciales y de correspondencia, solo queda ponerlo en práctica. Debes tener en consideración la ortografía ya que es como una carta de presentación de tu profesionalismo.