Los Manuales Administrativos de organización son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa. Este tipo de documentos hacen referencia a toda su estructura organizacional y son diseñados para difundir las líneas de responsabilidad y autoridad dentro la organización.
Este tipo de manuales contienen datos agrupados para la creación de sistemas de información tales como: de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, entre otras áreas. Los manuales muestran una visión en conjunto del organismo social, así mismo ayudan a realizar de manera correcta las actividades por los integrantes de este manual, para producir la uniformidad del trabajo.
También auxilia en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal, describiendo en forma detallada las actividades de cada puesto, el uso para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema y finalmente la intervención en la consulta de todo el personal, esto se refiere, es decir a cada responsable del puesto lo que se espera de él en la práctica de sus funciones lo que conlleva a enfrentarse a posibles retos y cumplir apropiadamente con los objetivos organizacionales.
¿Cuáles son los objetivos de un manual administrativo de organización?
- Sistematizar la información de la empresa.
- Informar sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historia y evolución, su estructura orgánica, objetivos, políticas, sus procesos, etc.
- Auxiliar en la inducción y capacitación del personal.
- Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa.
- Cubrir un requisito de certificación ISO.
Otros objetivos:
- Establecer los sistemas administrativos de la organización.
- Facilitar la comprensión de objetivos, funciones, estructuras y procedimientos, etc.
- Delimitar funciones y responsabilidades de los puestos en la organización.
- Evitar duplicidades y reducir costos.
Los objetivos enlistados anteriormente son de gran importancia para la organización ya que le permiten cumplir sus metas y auxiliar en otros factores de importancia para el crecimiento y desarrollo de la misma en sus diferentes áreas que la integran.
¿Cuál es la estructura básica de un manual de organización?
La estructura básica de los manuales está determinada por las tecnologías de información y comunicación con las que cuente la empresa, esto hace referencia a que los manuales se pueden establecer en una plataforma de la empresa o en el sistema de información, o bien pueden ser impresos.
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Contenido:
1.- Portada o identificación
- Nombre y logotipo de la organización
- En caso de ser específico, el área que abarca
- Lugar y fecha de elaboración
- Número de revisión
- Unidad responsable de su elaboración, revisión y autorización
- Clave
2.- Índice o contenido
En este punto se hace la relación de los contenidos del manual, con la indicación de la página en la que se encuentra cada tema que se abordará.
3.- Introducción
Este apartado incluye la presentación del manual a cargo de las autoridades de la empresa, así como una semblanza del contenido (importancia, metodología utilizada, descripción o propósitos a alcanzar).
4.- Objetivo del Manual
Contiene el propósito que se desea alcanzar con la aplicación del manual, por medio de una redacción clara y concreta, respondiéndose a interrogantes como el ¿qué? y el ¿para qué?.
5.- Antecedentes Históricos
Se describe la historia de la empresa o, si se trata de un manual específico, del área a la que corresponda el manual sobre los aspectos principales de su evolución histórica hasta la actualidad.
6.- Legislación o Base Legal (Marco Jurídico)
Se refiere a un listado de las leyes, tratados, acuerdos, y reglamentos que regulen las funciones de la empresa (constitución, tratados, leyes, códigos, etc.).
7.- Atribuciones
Si se tratan de dependencias de la administración pública, las funciones que llevarán a cabo cada una de estas serán llamadas atribuciones.
Por ejemplo, tratándose de las secretarías de Estado donde sus atribuciones se encuentran en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; éstas se copiarán en esta parte del manual. También se deben Transcribir las facultades otorgadas a la dependencia o entidad incluidas en el Reglamento Interior, señalando el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo, inciso y texto de la misma.
Algunas organizaciones optan por incluir en el manual de organización:
- La misión
- La visión, seguidas de las atribuciones.
8.- Estructura Orgánica
Se realiza un listado de las áreas, puestos y niveles jerárquicos de la empresa.
9.- Organigramas
Se deberá realizar una representación gráfica de él o los organigramas que correspondan, ya sea de toda la empresa o del área que abarque el manual.
10.- Funciones
Se detallan que cada área o puesto de la empresa tiene que llevar a cabo diversas funciones. Incluyéndose la función general, global, de cada área o puesto que integra el manual (identificación del puesto, objetivo), función general (descripción del puesto) y descripción detallada de funciones (donde se enlista y redacta la información relacionada con cada área o puesto).
11.- Glosario de términos
De acuerdo a las funciones que se realizan en cada organización, se utiliza un vocabulario técnico, y es a partir de esto donde se conforma el glosario con todos los tecnicismos o palabras de fácil comprensión y que van acompañadas con su respectivo significado.
12.- Directorio
Se debe realizar un listado que incluye elementos tales como: nombre del área, puestos que la integran y nombre de las personas que los ocupan, ubicación dentro de la empresa, teléfono y correo electrónico.
Los manuales son diseñados bajo una metodología específica, misma que ayuda a obtener un manual bien fundamentado, con la información verídica y eficazmente estructurada. El manual de organización sigue esta metodología:
- Planeación del trabajo o diseño del proyecto
- Presentación del proyecto
- Aplicación de técnicas de investigación o recolección y clasificación
- Análisis de la información
- Estructuración del manual
- Validación de la información
- Autorización del manual
- Presentación del manual
- Implantación
- Distribución y difusión
- Revisión y actualización
La metodología antes mencionada es indispensable para desarrollar este tipo de documentos, ya que permite verificar los errores que se tengan. Siendo una guía que por medio de cada etapa mencionada se van indicando las actividades que se deben realizar para el desarrollo del mismo, hasta concluirlo y obtener un documento bien fundamentado, con la información necesaria y completa de lo que es la organización, y posteriormente darlo a conocer a la misma y ser implantado de manera eficiente.