Para todo profesionista o aspirante a serlo, un factor sumamente relevante es tener una estructura de las actividades que se realizan en el día, por lo cual la administración de tiempo es indispensable.
El establecer prioridades genera el ahorro de tiempo al momento de la realización de las mismas, puesto que es más simple identificar qué actividades deben ser realizadas a la brevedad y en qué tiempo realizar las demás, por lo cual no se pierde tiempo buscando qué hacer primero.
Llevar una administración de tiempo no es tan complejo como parece e incluso estos pasos te pueden ayudar a llevarla de forma simple.
- Realiza apuntes de tus pendientes así como fechas y horarios, esto te ayudará a recordar las cosas importantes que debes realizar, no intentes memorizar todo ya que muy probablemente olvides algo o te generará estrés intentar manejar tanta información, una estrategia diferente al papel que puedes utilizar es optar por algo más digital como añadir recordatorios al correo o a tu celular.
- Busca tus distracciones y redúcelas, si no le aportan valor a tu día probablemente no deberían estar en él, lo primero para poder realizar este paso es analizar tu gasto de tiempo en actividades no productivas, pues crear una lista para ser consciente de ellas y que posteriormente puedas evitarlas o dedicarles muchísimo menos tiempo.
- Termina todo lo que empiezas, esto es muy funcional ya que tener tareas a medias pendientes te generará estrés además de que deberás reprogramarlo.
- La solución de las 2 horas, esta técnica desarrollada por Roger Seip es efectiva para realizar la planeación de tus actividades, plantea que debes utilizar dos horas de tiempo ininterrumpido entre el fin de la semana ya planeada y el inicio de la siguiente para planear con detalle las actividades de la semana y una idea simple de la siguiente semana.
- Utilizar una matriz de tiempo para definir qué tareas son urgentes y comenzar a realizarlas antes que las demás, cabe resaltar que las palabras “Urgente” e “Importante” tienen un significado distinto, ubica tus tareas para que sepas que hacer con ellas.
La manera de traducir la matriz de tiempos es mediante la lectura de la información que contienen sus 4 Cuadrantes, siendo cada uno de vital importancia para el orden de desarrollo de cada actividad pendiente en la empresa.
El nivel más importante de los cuadrantes es el que adjunta las actividades Importantes y urgentes, estas actividades deberán realizarse a la brevedad posible ya que es necesario tenerlo cuanto antes o la fecha de entrega es sumamente cercana.
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Luego de este sigue el cuadrante de las actividades Importantes y no urgentes, aquí se deben considerar tareas que deben realizarse sin embargo la fecha no es tan próxima por lo cual se pueden realizar con detenimiento y pueden planificarse en una fecha posterior.
A continuación se sitúa el cuadrante de las actividades No importantes y urgentes, en el cual se sitúan actividades que no genera problema dejar para después y que no tienen un nivel de responsabilidad sumamente alto, por lo cual pueden dejarse a manos de un colaborador que tenga capacidad de realizarla, es decir, pueden delegarse.
Por último se tienen las actividades que no es necesario realizar de inmediato por lo cual pueden reprogramarse y se encuentran en el cuadrante de No importante ni urgente.
Para tener una correcta administración de tiempo mientras más libre esté el cuadrante de las actividades Urgentes e importantes y más centremos todo en el segundo mediante planes de acción que permitan agilizar y tener tiempo suficiente entre cada actividad, aumentará la eficiencia y generará más productividad.
¿Alguna vez has utilizado esta matriz o alguna otra herramienta para administrar tus tiempos?
